Política de Tratamiento de Datos Personales

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Razón social: NEOFY SAS
• Domicilio principal: Ac. 26 #69 76 Piso 14 Of 1402, Bogotá, Colombia
• Teléfono / WhatsApp: +57 315 194 4899
• Correo electrónico principal: jhon@neofy.co
• Correo para quejas, reclamos y solicitudes de datos: administrativo@neofy.co
• Horario de atención: Lunes a Viernes, 8:00 AM – 6:00 PM
• Sitio web: neofy.co

2. MARCO LEGAL

La presente política ha sido elaborada en cumplimiento de:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 1581 de 2012: Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.
• Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Ley 527 de 1999: sobre mensajes de datos y comercio electrónico.
• Ley 1480 de 2011: Estatuto del Consumidor.
• Ley 23 de 1982 y Ley 44 de 1993: Derechos de Autor.

3. DEFINICIONES

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, origen racial, orientación política o convicciones religiosas.
• Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: NEOFY SAS.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: toda operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre las características principales del tratamiento de sus datos.

4. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO

• Legalidad: el tratamiento se realiza conforme a las disposiciones legales vigentes en Colombia.
• Finalidad: los datos son recolectados con fines determinados, explícitos y legítimos.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo del titular.
• Veracidad: la información tratada debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: el titular tiene derecho a obtener información sobre los datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas y administrativas para proteger la información.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a guardar reserva de la información.

5. BASES DE DATOS ADMINISTRADAS

• Base de datos de clientes: personas naturales y jurídicas que han contratado servicios con NEOFY SAS.
• Base de datos de prospectos: personas que han manifestado interés en los servicios de NEOFY SAS a través de cualquier canal.
• Base de datos de proveedores y aliados: personas con quienes NEOFY SAS mantiene relaciones comerciales.
• Base de datos de colaboradores y candidatos: personas que trabajan o han trabajado para NEOFY SAS, y candidatos en procesos de selección.
• Base de datos de accesos a plataformas de clientes: credenciales y accesos proporcionados por los clientes para la gestión de sus cuentas digitales en el marco de los servicios contratados. Estos datos se tratan con el máximo nivel de confidencialidad, se utilizan exclusivamente para los fines del servicio y son eliminados al momento de la terminación de la relación contractual.

6. TIPOS DE DATOS TRATADOS

• Datos de identificación: nombre, tipo y número de documento, nacionalidad.
• Datos de contacto: dirección, correo electrónico, teléfono, WhatsApp.
• Datos laborales y comerciales: empresa, cargo, sector, historial de servicios.
• Datos financieros básicos: información para facturación y cobro.
• Datos de navegación: IP, comportamiento en neofy.co.
• Datos de acceso a plataformas: redes sociales, Google Ads, Meta Business Suite, CRM, herramientas de automatización del cliente.

NEOFY SAS no trata datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. En caso excepcional en que sea necesario, se solicitará autorización expresa con información clara sobre su uso.

7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

NEOFY SAS obtiene la autorización del titular a través de formularios físicos o electrónicos con casilla de aceptación expresa; aceptación de términos al momento de contratar; manifestación verbal registrada; o conducta inequívoca del titular conforme al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

La autorización podrá ser revocada en cualquier momento enviando una comunicación escrita al correo administrativo@neofy.co, sin efectos retroactivos sobre los tratamientos ya realizados.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO

Los titulares tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informados sobre el uso dado; revocar la autorización; solicitar la supresión de sus datos; y presentar quejas ante la SIC.

Las solicitudes deben enviarse al correo administrativo@neofy.co indicando nombre completo, número de identificación, descripción clara de la solicitud y datos de contacto para la respuesta.

Términos de respuesta:

• Consultas: máximo diez (10) días hábiles desde la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado antes del vencimiento y la nueva fecha no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente al recibo. Si no es posible atenderlo en ese plazo, se informará antes del vencimiento y la nueva fecha no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

9. REGISTRO DE BASES DE DATOS ANTE LA SIC

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, NEOFY SAS adelanta o ha adelantado el registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a lo establecido por dicha entidad.

10. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

En el marco de sus servicios, NEOFY SAS utiliza herramientas cuyos servidores pueden estar fuera de Colombia, como Meta, Google, plataformas de CRM y servicios en la nube. NEOFY SAS verifica que dichas plataformas cuenten con estándares adecuados de protección de datos conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, y no realiza transferencias internacionales de datos a países que no ofrezcan niveles adecuados de protección.

11. USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

NEOFY SAS puede utilizar herramientas de inteligencia artificial en la prestación de sus servicios. Los datos personales de clientes no son utilizados para entrenar modelos de IA propios ni de terceros sin autorización expresa del titular. El uso de IA se realiza bajo los principios de esta política y conforme a la normativa colombiana vigente.

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD

NEOFY SAS implementa las siguientes medidas para proteger sus bases de datos:

• Acceso restringido al personal autorizado mediante contraseñas seguras y autenticación en dos factores.
• Acuerdos de confidencialidad con el equipo interno y con proveedores externos.
• Copias de seguridad periódicas de la información almacenada.
• Eliminación segura de datos una vez cumplida su finalidad.
• Protocolo interno de respuesta ante incidentes de seguridad de la información.

13. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS

La presente política rige a partir de junio de 2026 con vigencia indefinida hasta que sea modificada o derogada por NEOFY SAS. Las bases de datos tendrán vigencia mientras sean necesarias para las finalidades que justificaron su creación o mientras exista obligación legal de conservarlas.

14. AUTORIDAD DE CONTROL

La entidad encargada de velar por el cumplimiento de la normativa de protección de datos en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Los titulares que consideren vulnerados sus derechos pueden presentar reclamación ante dicha entidad una vez agotado el trámite interno ante NEOFY SAS.

• Sitio web de la SIC: www.sic.gov.co
• Línea de atención SIC: 601 592 0400

15. MODIFICACIONES A ESTA POLÍTICA

Toda modificación será publicada en neofy.co con al menos quince (15) días de anticipación a su entrada en vigencia, salvo que sea exigida por cambios legales de aplicación inmediata. Se recomienda a los titulares revisar periódicamente esta política.